San Medical SPA & Sanatorium

REGULAMIN REZERWACJI, POBYTU i OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W SAN Sp. z o.o. W KOŁOBRZEGU

Wszystkie rodzaje pobytów na terenie obiektu SAN Medical Spa podlegają niniejszemu regulaminowi, na który składają się regulaminy częściowe jak niżej:

I. Zasady rezerwacji pobytu

II. Regulamin korzystania z usług Bazy Zabiegowej

III. Regulamin Obiektu Hotelowego

IV. Polityka prywatności-ochrona danych osobowych

V. Ochrona małoletnich

I. Zasady rezerwacji pobytu

1. Rezerwację uważa się za dokonaną po wpłaceniu 30% zaliczki za pobyt na konto San Sp. z o.o. w ustalonym terminie podanym w potwierdzeniu rezerwacji.

2. Niewpłacenie zaliczki w określonym terminie powoduje automatyczne anulowanie rezerwacji.

3. W przypadku rezygnacji z pobytu rezerwującemu przysługuje zwrot zaliczki w wysokości:

• w przypadku rezygnacji z rezerwacji do 30 dni przed datą rozpoczęcia pobytu zwracana jest cała zaliczka,

• w przypadku rezygnacji w terminie krótszym niż 30 dni do rozpoczęcia pobytu zaliczka nie podlega zwrotowi,

• zaliczka zostanie zwrócona w przypadku wykazania hospitalizacji (zaświadczenie o pobycie w szpitalu) w okresie od 30 do 1 dnia przed pobytem lub w przypadku przedstawienia zaświadczenia lekarskiego przesłanego na 7 dni przed pobytem, wykluczającego pobyt w San Medical Spa.

4. Dokonywanie rezerwacji jest możliwe na powyższych zasadach na okres do 13 miesięcy przed planowanym pobytem z gwarancją ceny z dnia rezerwacji.

Na terminy pobytu powyżej 13 miesięcy od dnia dokonania rezerwacji rezerwacja będzie przyjęta jako wstępna bez przyjęcia zaliczki. Na 12 miesięcy przed pobytem klientowi zostanie przedstawiona ostateczna wycena z ceną do akceptacji i z prośbą o wpłacenie zaliczki.

5. San Medical Spa zastrzega sobie prawo odwołania rezerwacji z przyczyn technicznych do dnia przyjazdu. W takim przypadku zwraca zaliczkę oraz koszt podróży w 2 strony o ile odwołanie pobytu nastąpiło w dniu przyjazdu, a gościa nie udało się zakwaterować w innym obiekcie na takich samych warunkach.

6. W przypadku opisanym w pkt. 5 San Medical Spa dołoży wszelkich starań, aby znaleźć zakwaterowanie zastępcze w innym obiekcie w porozumieniu z Gościem.

7. Niewykorzystanie całości pobytu zgodnie z rezerwacją na skutek wcześniejszego opuszczenia San Medical Spa (bez względu na przyczynę) obciąża Gościa w 100% wartości zamówionej usługi wg pierwotnie zarezerwowanego i potwierdzonego terminu i okresu oraz ceny i rodzaju pobytu.

8. Niewykorzystanie całości pobytu przez Gościa na skutek późniejszego przyjazdu niż wynika to z rezerwacji nie skutkuje obniżeniem ceny za zamówioną usługę.

9. Niestawienie się Gościa w San Medical Spa do godziny 10:30 rano dnia następnego (przyjazd na drugi dzień) jest równoznaczne z rezygnacją z pobytu, jeżeli Gość wcześniej nie powiadomił recepcji o fakcie późniejszego przybycia. W tym przypadku zaliczka wpłacona przy rezerwacji nie jest zwracana.

10. Płatności pozostałej części opłaty za pobyt Goście dokonują bezpośrednio przy zakwaterowaniu w San Medical Spa w dniu przyjazdu.

11. W dniu przyjazdu, przed zakwaterowaniem, należy wypełnić kartę rejestracyjną okazując przy tym recepcjoniście dowód tożsamości.

12. Dorośli meldujący się z nieletnimi są zobowiązani okazać ich dokumenty potwierdzające pokrewieństwo lub prawo do opieki lub w ich braku podpisać stosowne oświadczenie stwierdzające rodzaj relacji dorosłego z nieletnim.

II. Regulamin korzystania z usług Bazy Zabiegowej

1. SAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kołobrzegu (dalej: San Medical Spa) oferuje usługi w zakresie świadczeń zdrowotnych, rehabilitacyjnych oraz usługi kosmetyczno-pielęgnacyjne i spa.

2. Baza Zabiegowa oferuje usługi:

• osobom pełnoletnim zakwaterowanym (dalej: Gościom),

• osobom pełnoletnim niebędącymi Gośćmi San Medical Spa korzystającymi z noclegu (dalej: Klientom),

• osobom niepełnoletnim tylko zabiegi lecznicze w obecności opiekuna prawnego i fizjoterapeuty.

3. Zabiegi na rzecz Gości lub Klientów mogą zostać wykonane po konsultacji lekarskiej, dopuszczającej wykonanie danego zabiegu na rzecz Gościa lub Klienta, jak również bez konsultacji lekarskiej, ale wówczas po uprzednim złożeniu oświadczenia przez Gościa lub Klienta o świadomym korzystaniu z zabiegu /usługi na własną odpowiedzialność.

Klienci, którzy chcą skorzystać z usług Bazy zabiegowej powinni zgłosić się osobiście do Recepcji SPA w celu ustalenia terminów zabiegów, bądź do dyżurki pielęgniarskiej w celu ustalenia terminu wizyty lekarskiej. Opłata za zabiegi pobierana jest na miejscu z góry w Recepcji Spa. Pierwszeństwo w planowaniu mają Goście.

Osoba planująca zabieg ma obowiązek odmówić sprzedania zabiegu/ usługi w przypadku, w którym:

• dokumentacja medyczna Gościa lub Klienta będzie zawierać wyraźne przeciwwskazania do wykonania danego zabiegu lub ocena zewnętrzna stanu zdrowia lub samopoczucia, Gościa lub Klienta, będzie uzasadniała przypuszczenie, że wykonanie zabiegu może spowodować uszczerbek na zdrowiu.

Osoba wykonująca zabieg ma prawo i obowiązek odmówić wykonania usługi /zabiegu w przypadku, w którym:

• ocena zewnętrzna stanu zdrowia lub samopoczucia Gościa lub Klienta, dokonana przez osobę wykonującą zabieg bezpośrednio przed przystąpieniem do zabiegu, będzie uzasadniała przypuszczenie, że wykonanie zabiegu może spowodować uszczerbek na zdrowiu albo zagrożenie zdrowia lub życia. W takim przypadku zwraca się pieniądze za niewykonaną, a opłaconą dodatkowo (poza pakietem), usługę.

O odmowie wykonania zabiegu Osoba wykonująca zabieg ma obowiązek niezwłocznie powiadomić Kierownika Bazy Zabiegowej oraz lekarza San Medical Spa za pośrednictwem dyżurnej pielęgniarki.

4. Goście oraz Klienci mogą korzystać z zabiegów Bazy Zabiegowej również spoza przewidzianego lub zarezerwowanego pakietu, za dokonaniem odrębnej płatności według aktualnego cennika. W przypadku, o którym mowa w zdaniu pierwszym, odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia pkt 3 wyżej.

5. Do karty zabiegowej są wpisywane tylko wcześniej opłacone zabiegi. Nie ma możliwości zamawiania zabiegów podczas pobytu bez ich opłacenia z góry. Zabiegi zamówione w trybie pkt .9 poniżej muszą być opłacone wraz z wydaniem karty zabiegowej przed pierwszym zabiegiem.

Rezygnacja z opłaconych zabiegów i zwrot pieniędzy jest możliwy do dnia poprzedzającego zabieg do godziny 15.00.

6. Regulamin korzystania z sauny jest wywieszony w saunie. Każdy korzystający ma obowiązek zapoznania się z nim. Sauna jest koedukacyjna, zalecane jest korzystanie z niej nago. Limit osób w jednej sesji to 6 osób, dlatego wejście do sauny jest możliwe tylko po jej zaplanowaniu, nawet gdy jest ona bezpłatna. W saunie obowiązuje zakaz spożywania alkoholu.

Niepełnoletni mogą przebywać w saunie tylko z opiekunami prawnymi na prywatnych sesjach bez udziału osób obcych.

7. Regulamin korzystania z basenu jest wywieszony na basenie przed wejściem. Każdy korzystający ma obowiązek zapoznania się z nim.

Osoby niepełnoletnie mogą korzystać z basenu tylko wraz z osobą dorosłą towarzyszącą-opiekunem. Opiekun musi zgłosić swoją obecność ratownikowi. Osoby niepełnoletnie pozostające pod opieką dorosłego o wzroście poniżej 1,55cm, a nie umiejące pływać (co stwierdza ratownik), muszą być wyposażone w rękawki wypornościowe lub kamizelkę ratunkową pod rygorem zakazu wejścia do wody.

8. Uczestnik Akademii Zdrowego Kręgosłupa przyjmuje do wiadomości, że na konsultacjach wstępnych może mu zostać okrojony program zajęć ze względu na stan zdrowia i nie powoduje to zmiany ceny za pakiet.

9. Przewiduje się możliwość zamawiania zabiegów drogą e-mailową na adres planowanie@san.pl przez Gości przed przyjazdem do San Medical Spa. W takim trybie Gość musi podpisać oświadczenie przed przystąpieniem do zabiegów lub jeśli chce skonsultować swój wybór z lekarzem to wraz z zamówieniem zabiegów musi zamówić odpłatną konsultację lekarską. Gościowi takiemu nie przysługuje bezpłatna konsultacja lekarska.

10. Na sali fitness obowiązuje regulamin, z którym należ y się zapoznać przed przystąpieniem do ćwiczeń.

Na sali fitness nie mogą przebywać nieletni bez opieki dorosłych opiekunów.

III. Regulamin Obiektu Hotelowego

1. Cisza nocna obowiązuje od godziny 22:00 do 06:00 rano.

2. Osoby odwiedzające naszych Gości powinny opuścić pokoje przed 22:00.

3. Nie należy przenosić wyposażenia pokoi bez powiadomienia o tym Pokojowych lub Recepcji.

4. W pokoju nie wolno używać grzałek elektrycznych i grzejników, - ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe.

5. Doba hotelowa trwa od 16:00 do 10:00 dnia następnego lub w czasie indywidualnie uzgodnionym w Państwa rezerwacji. Jeżeli Gość bez uzgodnienia z recepcją nie opuści pokoju do godziny 10.00 San Medical Spa zastrzega sobie prawo do usunięcia rzeczy Gościa z pokoju i obciążenia go kwotą 300,00 PLN.

6. W obiekcie obowiązuje zakaz palenia tytoniu. W przypadku stwierdzenia złamania zakazu palenia w pokoju będzie nałożona kara w wysokości 500,00 PLN.

7. San Medical Spa nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenie lub utratę samochodu lub innego pojazdu należącego do Gościa, który pozostawiono na parkingu publicznym przed obiektem lub na terenie obiektu. Parking San jest płatny, ale nie strzeżony.

8. Nie wolno parkować na podjeździe przed wejściem głównym dłużej niż w celu wypakowania bagaży.

9. Gość ponosi materialną odpowiedzialność za uszkodzenia, zniszczenia bądź braki w wyposażeniu pokoju. Straty takie zostaną opisane protokołem nawet bez obecności gościa i wystawiona zostaje nota obciążeniowa.

10. Za zgubienie klucza opłata wynosi 50,00 PLN.

11. Rzeczy wartościowe należy deponować w sejfie w recepcji. San Medical Spa nie ponosi odpowiedzialności za wartościowe rzeczy pozostawione w pokoju.

12. Wynoszenie koców z pokoi na plażę jest zabronione.

13. Obowiązuje zakaz wynoszenia jedzenia, naczyń oraz sztućców z jadalni do pokoi. W przypadku wynoszenia jedzenia z jadalni Gość zostanie obciążony opłatą jak za dodatkowy posiłek wg cennika. Przypadki indywidualne należy zgłaszać starszemu kelnerowi.

14. W obiekcie obowiązuje zakaz obecności zwierząt.

15. W jadalni nie należy przebywać w szlafrokach i strojach kąpielowych.

16. San Medical Spa nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione w przechowalni bagaży. Przechowalnia jest monitorowana.

IV. Polityka prywatności-ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Gościa jest San sp. z o.o. ul. Kasprowicza 17, 78-100 Kołobrzeg, zwana dalej „San”.

2. Dane osobowe Gościa są przetwarzane na podstawie zawartej pomiędzy Gościem a Sanem umowy o świadczenie usług zgodnie z rezerwacją. Celem przetwarzania danych osobowych jest świadczenie zamówionych usług oraz spełnienie obowiązków podatkowych, związanych z przechowywaniem dokumentacji medycznej jak i z usprawiedliwionym interesem Sanu. Dane osobowe Gości San otrzymuje od Gości. Recepcjonista weryfikuje dane z dowodem tożsamości.

3. Ponadto, dane osobowe Gościa są przetwarzane przez monitoring wizyjny wykorzystywany w Sanie. Celem stosowania monitoringu wizyjnego jest ochrona Gościa oraz innych osób przebywających na terenie Sanu. Okres przechowywania danych z monitoringu to 14 dni. Zasady dostępu do danych z monitoringu określa instrukcja SEKR-P7-IN2-01 Rodo Monitoring, dostępna na życzenia gościa.

4. San przechowuje uzyskane dane osobowe bezterminowo. Na życzenie gościa San usunie dane gościa podane w karcie rejestracyjnej jako dobrowolne bezzwłocznie (nr telefonu i adres e-mail) zaś dane obowiązkowe po minięciu terminów opisanych w pkt 5. Podobnie na każde życzenie usuniemy z naszej listy adres e-mail pozyskany od osoby zapisującej się na newsletter przez naszą stronę www.san.pl.

5. Podstawą prawną do przetwarzania pozostałych danych osobowych jak imię, nazwisko i adres jest usprawiedliwiony interes Sanu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z terminem przedawnienia roszczeń za usługę hotelową, który wynosi 2 lata. Podanie danych osobowych w przypadku pobytu nie przekraczającego 1 doby jest wymogiem umownym warunkującym zawarcie umowy. Gość przebywający w Sanie ponad 2 doby podlega przepisom o opłacie klimatycznej, na podstawie których San przechowuje jego dane przez 6 lat. Podobnie jest w przypadku wystawienia faktury. Dane o kraju stałego pobytu przekazujemy zanonimizowane do GUS. Dane medyczne przechowujemy na podstawie przepisów o dokumentacji medycznej przez 20 lat.

6. San dokonał oceny poziomu zabezpieczenia danych osobowych gości i zapewnia, że wprowadzone rozwiązania techniczne i informatyczne zabezpieczają te dane w pełni.

7. San informuje, że każdy Gość ma prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania i aktualizacji. Każdy Gość ma również prawo do przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu odnośnie przetwarzania oraz do usunięcia danych osobowych, jeżeli zachodzą ku temu podstawy prawne lub do żądania ograniczenia przetwarzania. W tym celu należy wysłać zgłoszenie na adres sekretariat@san.pl lub pocztą tradycyjną na adres siedziby San.

8. San informuje, że dane osobowe Gościa są przekazywane następującym kategoriom odbiorców przetwarzającym te dane w naszym imieniu i tylko na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego:

a. firmom księgowym współpracującym z San bez prawa dalszego przekazywania,

b. kancelariom prawnym współpracującym z San w przypadku wystąpienia przez San z roszczeniem wobec gościa, bez prawa dalszego przekazywania,

c. firmom ubezpieczeniowym współpracującym z San w przypadku wystąpienia gościa z roszczeniem wobec Sanu,

d. firmom informatycznym i firmom zapewniających wsparcie i zarządzanie infrastruktury IT San w celu archiwizacji danych bez prawa dalszego przekazywania,

e. firmom kurierskim i pocztowym w celu przesłania potwierdzenia rezerwacji pocztą tradycyjną.

9. San informuje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego nadzorującego sposób przetwarzania danych osobowych.

10. W przypadku zarezerwowania noclegu w Sanie za pośrednictwem biura podróży lub portalu rezerwacyjnego dane osobowe gościa w postaci imienia, nazwiska i adresu San otrzymał od biura lub portalu w dniu dokonania rezerwacji.

11. Adresy e-mail i inne dane uzyskane w procesie rezerwacji są przetwarzane tylko na potrzeby procesu rezerwacji.

12. Jeśli płacą państwo za pośrednictwem banku lub instytucji płatniczej to wejdziemy w posiadanie informacji z jakiego konta i w jakiej instytucji dokonali Państwo zapłaty. Dane te będziemy przetwarzać w celu sprawdzenia poprawności zapłaty a w razie potrzeby dokonania zwrotów.

13. San nie profiluje danych gości ani nikomu ich nie przekazuje poza przypadkami opisanymi w pkt 8. San sporządza zanonimizowane zestawienia, analizy i statystki na potrzeby własne oraz GUS. 14. Kontynuując przeglądanie stron serwisu www.san.pl wyrażasz zgodę na używanie plików cookies. Poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki internetowej możesz wyrazić zgodę na ich zapisywanie albo je zablokować. Pamiętaj, że masz możliwość samodzielnego zarządzania „cookies”. Umożliwiają przeglądarki internetowe.

VI. OCHRONA MAŁOLETNICH

W San Medical Spa wprowadzono procedurę Standard Ochrony Małoletnich.

Celem procedury jest:

· Zapewnienie bezpieczeństwa i poszanowania praw małoletnich.

· Stworzenie atmosfery zaufania i otwartości.

· Zapobieganie krzywdzeniu małoletnich.

· Kierowanie się dobrem małoletniego w podejmowanych działaniach

· Wczesne rozpoznawanie i reagowanie na sytuacje zagrożenia.

· Równy dostęp do świadczeń dla wszystkich małoletnich.

· Włączanie małoletniego w proces decyzyjny w sposób dostosowany do jego wieku i dojrzałości.

· Udzielanie pomocy małoletnim, którzy doświadczyli krzywdzenia.

Postanowienia procedury są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.

Najistotniejsze zasady dotyczą:

· pracy bazy zabiegowej: osobom niepełnoletnim wykonuje się tylko zabiegi lecznicze w obecności opiekuna prawnego i fizjoterapeuty,

· korzystania z basenu: osoby niepełnoletnie mogą korzystać z basenu tylko wraz z osobą dorosłą towarzyszącą-opiekunem. Opiekun musi zgłosić swoją obecność ratownikowi,

· korzystania z sauny: niepełnoletni mogą przebywać w saunie tylko z opiekunami prawnymi na prywatnych sesjach bez udziału osób obcych,

· korzystania z sali fitness: na sali fitness nie mogą przebywać nieletni bez opieki dorosłych opiekunów.

W dokumencie tym znajdziesz:

· Definicje kluczowych pojęć,

· Informacje o osobach odpowiedzialnych za ochronę małoletnich w podmiocie San sp. z o.o.,

· Zasady postępowania w przypadku podejrzenia krzywdzenia małoletniego,

· Postanowienia końcowe.

Procedura ma zastosowanie do wszystkich pracowników podmiotu San sp. z o.o., a także do osób trzecich, które przebywają na jej terenie lub w związku z jej działalnością. Zachęcamy do zapoznania się z treścią procedury i stosowania się do jej postanowień. W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z koordynatorem ds. ochrony małoletnich wyznaczonym w podmiocie: Mateusz Kubisz tel 790 565 217. Wspólnie potrafimy zapewnić bezpieczeństwo i ochronę wszystkim małoletnim, którzy przebywają na terenie podmiotu San sp. z o.o.

Pełen tekst procedury znajduje się tutaj: Standardy ochrony małoletnich - San Sp. z o.o..doc